Инструкция по работе ключевого пользователя с Порталом внедрения. Контроль качества.

На роль Ключевого Пользователя (КП) возложена ответственность за обеспечение полноты и корректности передаваемых данных от учетной системы (УС) дистрибьютора в SalesWorks в автоматическом или ручном режиме согласно утвержденного регламента.

Ключевой пользователь должен контролировать следующие аспекты:

1. Отвечает за качество данных по всей системе SWE;
2. Осуществляет мэппинг продуктов, локальных и глобальных ТТ;
3. Осуществляет контроль автоматической передачи данных между УС Дистрибьютора и SWE;
4. Предоставляет первичную поддержку мобильным пользователей (лицензирование, смена пин-кода и тд);
5. Имеет доступ к редактированию определенных справочников (Локальная Продукция и Локальные Торговые точки);
6. Поддерживать маршруты дистрибутора в зоне ответственности;
7. Актуализация информации по ТТ (в том числе и создание новых ТТ), RDC (в том числе и создание новых ТТ) в SWE.

Кроме стандартного функционала SWE, будет использоваться кастомный функционал – Загрузчик ТТ, Загрузчик Маршрутов, Отчет «Повторное распределенных продаж между торговыми точками». Данный функционал может быть ограничен/доступен правами пользователя.

В любой из инструментов для работы ключевого пользователя можно перейти через портал внедрения. Работа с ним происходит в браузере по ссылке http://jacobsru.salesystems.ru/Portal/.

В «Инструкция и документация» будут находиться все материалы для ключевого пользователя, которые Вам могут понадобиться во время использования системы.

Закладка «Центральный модуль» - это прямая ссылка на инструмент Salesworks, с помощью которого можно управлять с мастер данными проекта, просматривать доступные правами справочники, формировать отчёты. Доступ к WebTool приходит с Логином и Паролем на почту пользователя.

Customer Checker – это инструмент оперативной проверки и контроля качества, которые поступают в центральную базу данных из УС дистрибьютора.

Контроль качества данных – это проверки, которые позволят выявлять качество данных в интеграции дистрибьютора. Данный функционал доступен только после перехода дистрибьютора с режима проверки данных в режим внедрения и передачи данных на сервер. Сходимость данных в Customer Checker должна быть выше 90%.

CustomersChecker – инструмент оперативной проверки и контроля данных, поступивших из учетных систем дистрибьютора в центральную базу данных проекта.

Для входа в систему перейдите по ссылке в интернет браузере (MS Internet Explorer, MS Edge или Google Chrome, работа в иных браузерах может не поддерживаться системой) https://jacobsru.salesystems.ru/salesworksweb/CustomersChecker.aspx.

• Введите логин и пароль от SalesWorks
• Нажмите на кнопку Выполнить вход

Выберите дистрибьютора со списка значений, или отметьте все

Далее необходимо выбрать нужные проверки. Более подробную информацию о проверке можно увидеть, нажав на иконку . Чтобы закрыть открытую справку, нажмите «Закрыть».

Их можно добавить из списка, поставив галочку в квадратике напротив нужной проверки. Укажите период проверки, добавив галочку возле «запомнить даты», ваши настройки будут сохранены. Стоит помнить, что первый диапазон дат относится к первым семи проверкам. ля проверки качества данных (% расхождений) нужно выбрать диапазон дат отдельно в окне, которое находятся напротив названия проверки.

Нажмите «Сформировать отчеты»:

Для проверки качества данных (% расхождений в локальных продуктах) нужно выбрать диапазон дат отдельно в окне, которое находится напротив названия проверки.

Также есть возможность посмотреть расхождения не только за целый месяц, но и за отдельно взятый период. Для этого нужно указать нужный период и поставить галочку «Фиксированный диапазон дат».

Проверка «Наличие транзакционных данных (по месяцам)» отражает количество дней (в разрезе месяцев, выбранного периода) с документами продаж, приходов а так же архивными остатками, загруженными в центральную БД. Вы можете использовать её для проверки полноты ретроданных.

Наличие актуальных остатков, продаж, приходов.

Наличие транзакционных данных (по месяцам):

Проверка продуктов отражает количество загруженных локальных товаров (со статусом активные и по которым были движения за выбранный период) и количество не сопоставленных с глобальной продукцией из них. Данную информацию Вы можете использовать для контроля данных дистрибьютора.

Показать данные о продукции предоставляет сводную информацию о не сопоставленных SKU:

Проверка «Показать детально непривязанную продукцию» отражает список не сопоставленных с глобальной продукцией локальных товаров и рекомендации по исправлению. Данную информацию Вы можете использовать для контроля данных дистрибьютора.

«Проверка качества данных (% расхождений в локальных кодах)» производит расчет ожидаемого остатка на конец месяца (полученного по формуле начальный остаток + приходы + возвраты – продажи +/- прочие движения(такие как списания, инвентаризация, пр.) и сравнивает его с фактически выгруженным дистрибьютором.

Разница между полученным значением и фактически выгруженным представляется в виде % качества данных (100% для полностью совпавшего значения, или значения в приделах нескольких штук). Данные анализируются в локальных кодах дистрибьютора, в разрезе полного месяца, выбранного периода. Данную информацию Вы можете использовать для контроля качества данных дистрибьютора.

«Проверка локальных торговых точек» покажет список не сопоставленных (с глобальными торговыми точками) локальных торговых точек дистрибьютора, с движениями (продажи, возвраты и пр.) за выбранный в параметрах период.

Из списка несопосталенных локальных точек Вы сразу сможете открыть WebTooL справочник локальных торговых точек, если у вас достаточно прав:

Данные при необходимости можно экспортировать в Excel:

Проверка «Список сформированных заявок» показывает список сформированных заявок и статус.

Если заявка не выгружена, это может быть по двум причинам – еще не сработала процедура выгрузки заявок (актуально для заявок с датой и временем, близкой к текущим) или же в системе недостаточно условий, для формирования такой заявки в файл (например нет привязки к локальной торговой точки, или не указано юрлицо в заявке).

При необходимости файл можно экспортировать в Excel:

Контроль качества данных – это проверки, которые позволят выявлять качество данных в интеграции дистрибьютора.

Для входа в стистему перейдите по ссылке https://jacobsru.salesystems.ru/DataQuality/

• Введите логин и пароль от Sales Works
• Нажмите на кнопку Выполнить вход

В интернет браузере (MS Internet Explorer, MS Edge или Google Chrome, работа в иных браузерах может не поддерживаться системой) перейти по ссылке https://jacobsru.salesystems.ru/DataQuality/

1. Выбрать точку синхронизации (дистрибьютор).
2. Выбрать период проверки и нажать сформировать отчет. Вы можете установить флажок “запомнить” даты. В этом случае DQ запоминает выбранные даты “c” и “по”.
3. Если проверка не нашла ошибок, то в ячейке по данной проверке будет «0».
4. Если проверка нашла ошибки, то будет указано количество ошибок.
5. Нужно нажать на восклицательный знак .

В всплывающем окне будут представлены детали проверки:

Проверка по Локальным продуктам «Сопоставление веса продукции» показывает наличие загруженных товаров, по которым есть вес у УС дистрибьютора меньше/больше веса в Глобальном справочнике продуктов.

Решение – необходимо для данных товаров в учетной системе дистрибьютора проставить верные коды производителя (те, с которыми товары были отгружены с завода дистрибьютору). Или же сделать данные товары неактивными, если по ним не было остатков или движений. Актуальный список кодов товара Вы сможете найти в справочнике «продукция», столбец «Внешний код», который равен штрихкоду.

Если у Вас нет доступа к центральному модулю – запросите его у территориального менеджера ГО Jacobs, который работает с вашим дистрибьютором. Также актуальный список продукции можно найти по ссылке http://jacobsru.salesystems.ru/Portal/Home/Pages/Products.

Если Вы уверенны, что товар сопоставлен корректно, но продажа продукции в УС дистрибьютора осуществляется в Стиках, а отгрузка с ГО Jacobs в блоках,то необходимо настроить корректный учёт миксов (Расфасовки) продукции.

Возможны следующие ситуации

1. Неправильно указан вес товара в УС дистрибутора:
   Решение: В данной ситуации в УС дистрибутора указан вес товара 2 грамма, в эталонном SKU вес 1,8 грамма. Для исправления необходимо проставить правильный вес у товара в УС дистрибутора -1.8 грамма. После чего данные должны быть переданы в файлах обмена (localproducts.xml) для перезагрузки.
2. Дистрибутор ведёт учет продукции в «стиках», в JDE учёт продукции происходит в «блоках» :
   Для исправлении ситуации необходимо завести в справочнике продуктов в УС аналогичный товар с весом «блока». Сопоставить локальный товар с весом «блока» с глобальным товаром. Для товара «стик» указать что он является миксом для локального товара «блока», привязав его в УС, указать коэффициент сопоставления (выгружать в поле LocalProductDetails.CompQty) с точностью до 8 знака после запятой, в данном примере это 1/26=0.03846154 (количество микса-«стика» деленное на количество продукции в «блоке»).После чего данные должны быть переданы в файлах обмена (localproducts.xml) для перезагрузки.
3. Дистрибутор ведёт учет продукции в «блоках», в JDE учёт продукции происходит в «стиках»:
   Для исправлении ситуации необходимо завести в справочнике продуктов в УС аналогичный товар с весом «стика». Сопоставить локальный товар с весом «стика» с глобальным товаром. Для товара «блок» указать что он является миксом для локального товара «стик», привязав его в УС, указать коэффициент сопоставления (в выгрузке LocalProductDetails.CompQty), в данном примере это 12/1=12 (количество микса-«блока» деленное на количество в продукции «стике»). После чего данные должны быть переданы в файлах обмена (localproducts.xml) для перезагрузки. Сопоставляться должны продукты с одинаковым весом (стик-стик, блок-блок).Продукты, отличающиеся весом от эталонного веса продукции JDE, должны быть выгружены как миксы, с коэффициентом равным доле микса в основном продукте.

Проверка по Локальным продуктам «Коэффициента цены продукции» показывает значительные, более 80%, расхождения от эталонной цены. В большинстве случаев это означает ошибочное сопоставление продукта: Выбран не тот глобальный продукт или сопоставление происходит к продукции коробу (шоу-боксу), а реализация и учет ведется в стиках, которые наполняют данный шоубокс.

Для исправления ошибки необходимо в учетной системе провести корректное пересопоставление продукции и перевыгрузить данные в SalesWorks. Подробнее о сопоставлении миксовых (расфасованных) продуктов было описано выше.

Проверка по Локальным продуктам «Продукты без кода производителя» показывает все продажи по продуктам, у которых отсутствуют сопоставление с глобальным кодом производителя не пойдут в зачет результативности дистрибьютора.

Более подробную по заказам информацию можно увидеть в проверке «Сумма продаж на не сопоставленные продукты»

Вам необходимо убедиться, что в учетной системе для данных товаров стоит корректный код производителя. Корректный код производителя можно посмотреть в справочнике продукты в веб-интерфейсе SalesWorks.

Если в учетной системе стоит верный код, но данные при перевыгрузке не обновились, необходимо обратиться к ИТ специалисту, который поддерживает обмен данными со стороны дистрибьютора.

Данные о глобальном коде продукции должны быть переданы в файле обмена localprodcuts.xml, в атрибуте CODE. В учетной системе дистрибьютора локальный код продукта должен быть сопоставлен с активным глобальным кодом продукта.

Сопоставление должно быть 1 к 1 (1 локальный код = 1 глобальному коду)

Важно!!! После исправления в файлах обмена данные из них следует перегрузить. Если данные будут загружены успешно, можно повторно проверить значение проверок. Иначе данные в SalesWorks останутся прежними.

Проверка «Продажи без Глобальной ТТ». Все продажи и возвраты продукции должны быть распределена по торговым точкам, согласно требованиям, установленным компанией Jacobs.

Для документов из списка ниже не указана торговая точка или она неактивна.

Привязка к торговой точке должна быть передана в файле обмена salouts.xml атрибут OL Code. В случае если нет информации о том, в какую торговую точку была отгрузка, нужно завести на стороне учётной системы дистрибьютора виртуальную торговую точку и выгружать ее. Для дистрибьюторов, подключаемых по схеме DMS Lite (формат файла excel) выгружать значение EMPTYOUTLET в атрибуте OL Code.
Важно! После исправления в файлах обмена данные из них следует перегрузить. Если данные будут загружены успешно, можно повторно проверить значение проверок.

Проверка «Продажи без агента». Все документы отгрузки и возвратов должны быть сопоставлены с торговым агентом, который их совершил, согласно требованиям, установленным компанией Jacobs.

Для документов из списка ниже агент не проставлен.

Привязка к агенту должна быть передана в файле обмена salouts.xml атрибут MERCH_ID или sales.xlsx атрибут OrgStructureCode, в зависимости от схемы подключения. В случае если нет информации о том, какой из торговых агентов совершил данную отгрузку или возврат, должен быть передан код виртуального агента (uncontrol), который заведен для дистрибьютора.

Ежедневно на e-mail Ключевого пользователя автоматически будут приходить результаты проверок качества данных.

Проверки будут включать:

• Сопоставление веса продукции;
• Продажи без агента;
• Продажи без глобальной торговой точки;
• Некорректно расфасованные продукты;
• Не сопоставленные продукты;
• Суммы расхождений по не сопоставленным продуктам;
• Продажи без корректных привязок.

Данные в этом отчёте предоставлены на утро текущего дня в открытом периоде. Все ошибки, которые обнаружила система, отмечены красным цветом. При нажатии на ячейку, в которой есть ошибка, в отдельном окне будут отражены детали проверки.

С примером нотификации вы можете ознакомиться ниже:

«Отчет по несопоставленным точкам и территориям» будет приходить на почту Ключевого пользователя каждый день, если в базе данных есть ошибки. Актуализация данных о торговых точках проводиться в SalesWorks.

При возникновении проблем с работой приложений SalesWorks или с данными, которые невозможно устранить самостоятельно, необходимо незамедлительно обращаться в Службу поддержки письмом на адрес support@softservebs.com.

Также в службе техподдержки можно не только решить проблему, но и получить консультацию (как считаются показатели, особенности отчетов и проч.)

При отправке письма на службу поддержки обязательно указывать:

• название дистрибьютора, город в котором он находится (для того чтобы запрос адресовали инженеру в вашей области);
• четкое, максимально детализированное описание проблемы, с приложением скриншотов (если запрос касается работы приложений или качества данных)

В письме необходимо указать свои координаты для связи (телефон, дополнительный е-mail), ФИО, должность.

После поступления запроса в службу поддержки, службой поддержки заводится запрос в системе учета и регистрации запросов otrs, после создания запроса он переводится на сервисного инженера в вашем регионе, вам, как инициатору запроса, приходит уведомление о регистрации запроса с номером запроса и Вы, в дальнейшем, самостоятельно можете отслеживать выполнение работ по запросу с помощью веб интерфейса (инструкция работы с веб интерфейсом otrs).

Все комментарии о решении\консультации вы будете получать уведомлением по почте. Если службой техподдержки запрошены дополнительные материалы (о чем вы получите уведомление на e-mail), необходимо их предоставить. В противном случае проблема не решается. Каждое утро вы получаете нотификацию о всех открытых запросах, числящихся за вами. В случае если консультация предоставлена полностью (проблема решена), запрос переводиться в специальный статус и отправляется инициатору на подтверждение. Вам необходимо подтвердить закрытие запроса или вернуть снова на рассмотрение с комментариями. Все коммуникации необходимо вести посредством e-mail support@softservebs.com или web – интерфейса.